Énoncé de confidentialité de la FRH

La Fondation Rideau Hall (FRH) s’engage à respecter votre vie privée et à protéger les renseignements personnels que vous lui transmettez en devenant membre, en téléchargeant des documents ou en accédant à son site Web au www.rhf-frh.ca (le « site Web »).

Qu’entend-on par « renseignements personnels »? 
Les noms, les adresses domiciliaires, les adresses de protocole Internet (adresses IP), les numéros de téléphone et les adresses de courriel constituent des renseignements dits personnels, puisqu’ils peuvent permettre d’identifier une personne en particulier.

Collecte et utilisation
Les renseignements personnels que vous fournissez volontairement à la FRH sont protégés par notre énoncé de confidentialité. Selon la nature de la transaction, la FRH recueille généralement votre nom, votre adresse postale, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone. La FRH peut aussi recueillir des renseignements d’ordre démographique, comme votre date de naissance, votre sexe et votre préférence linguistique, aux fins de promotion et de cueillette de fonds. Ces renseignements ne permettront toutefois pas l’identification d’une personne en particulier.

Transfert et communication 
Vos renseignements personnels ne seront pas partagés, vendus, loués, échangés ni communiqués de quelque autre façon à quelque tierce partie que ce soit sans votre consentement ou à moins que la loi nous y autorise ou nous y oblige. La FRH utilise des logiciels pour assurer la sécurité du site Web et pour éviter que toute personne non autorisée tente de télécharger ou de modifier des renseignements ou de causer toute autre forme de dommages. Ces logiciels recueillent l’adresse IP et l’identité du fournisseur de services Internet de l’ordinateur ayant servi à communiquer avec le site Web, la date et l’heure de la visite et les pages visitées. Cependant, ces renseignements ne seront pas liés à une personne en particulier, sauf en cas de détection d’une tentative visant à endommager le site Web.

De plus, la FRH a recours à des fournisseurs et à des services externes pour diverses fonctions, comme l’expédition des bulletins d’information électroniques et la mise en ligne de sondages. Sachez que la FRH ne recourt qu’aux services d’organismes qui s’engagent à protéger vos renseignements personnels.

Dans certains cas, la FRH peut fournir des liens menant à des sites Web de tiers. La FRH vous invite à lire l’énoncé de confidentialité du site Web de chaque tiers et de chaque service avant de fournir à ses responsables tout renseignement susceptible de permettre votre identification. Certains de ces tiers peuvent partager ou vendre les renseignements qu’ils recueillent auprès de vous. La FRH n’est pas responsable des pratiques des tiers en matière de confidentialité. Si vous choisissez de visiter le site Web d’un tiers ou d’utiliser ses produits ou ses services, y compris ceux qu’offrent nos fournisseurs de services externes ou nos autres partenaires, veuillez prendre note que le présent énoncé de confidentialité ne s’appliquera pas à vos activités ni aux renseignements que vous communiquerez en utilisant les produits ou les services de tiers, ou en interagissant de quelque autre façon que ce soit avec un tiers.

Qu’est-ce que l’analytique Web et de quelle façon la FRH l’utilise-t-elle?
L’analytique Web désigne la cueillette, l’analyse, la mesure et la présentation de données sur la fréquentation Web et les visites d’utilisateurs réalisées afin de comprendre et d’optimiser l’utilisation d’Internet.

Les outils d’analytique Web permettent de relever, à partir des renseignements recueillis, les interactions en ligne d’un visiteur sur une ou plusieurs pages Web. Ces renseignements comprennent notamment l’adresse de protocole Internet (adresse IP) attribuée par un fournisseur de services Internet à l’ordinateur du visiteur. La FRH utilise l’analytique Web pour obtenir des renseignements à propos des personnes qui visitent son site Web afin de mieux répondre à leurs besoins et d’assurer l’efficacité de ses services en ligne.

Les adresses IP relevées par l’entremise de notre outil de Web analytique (Google Analytics) sont protégées grâce à l’activation de la fonction d’anonymisation, qui nous permet de dépersonnaliser les adresses IP. Vous pouvez désactiver la publicité personnalisée de Google en visitant la page Réglages de Google Ads. Vous pouvez désactiver l’utilisation de témoins de tiers aux fins de publicité personnalisée en visitant leur site Web ou la page https://youradchoices.ca/fr/en-savoir-plus/.

Vos renseignements personnels ne seront pas communiqués, vendus, loués ou échangés à des tiers par la FRH. La FRH peut compiler et transmettre des statistiques globales sur les visiteurs de ses sites Web dans des documents publics (p. ex., dans son rapport annuel), mais ces statistiques ne renfermeront aucune information permettant d’identifier des gens personnellement.

Témoins 
Comme la plupart des grands sites Web, la FRH utilise des fichiers témoins pour mieux servir ses utilisateurs. Tous les logiciels de navigation sur Internet renferment des fichiers témoins, utilisés pour recueillir des renseignements de façon anonyme, pour suivre les tendances des visiteurs sur un site Web et pour créer une session d’utilisateur. Nos ordinateurs peuvent alors offrir aux gens qui visitent notre site Web des contenus appropriés. Les fichiers témoins nous indiquent quelles pages de notre site Web sont visitées et par combien de gens. L’utilisation des fichiers témoins constitue une norme sectorielle.

Lorsque vous naviguez sur le site Web, vous le faites de façon anonyme. La FRH ne recueille aucun renseignement personnel sur vous à moins que vous nous le transmettiez volontairement en interagissant avec le site ou en nous expédiant une demande d’information. Les tendances d’utilisation repérées par les fichiers témoins demeurent confidentielles. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à utiliser les fichiers témoins pour améliorer nos services.

Les fichiers témoins peuvent être activés ou désactivés par les utilisateurs. Cependant, leur désactivation peut limiter l’accès à certaines zones de notre site. Nos fichiers témoins ne suivront pas vos déplacements sur le Web.

Conservation 
La FRH ne conserve les renseignements personnels que vous lui transmettez en devenant membre, en vous inscrivant au bulletin ou en téléchargeant des documents que durant la période exigée par la loi ou durant une période raisonnable, selon les raisons pour lesquelles ils auront été recueillis.

Les adresses de protocole Internet (adresses IP) recueillies par nos journaux Web habituels ne seront pas conservées durant plus de 18 mois, soit le délai maximal de conservation exigé par la loi.

Bulletins électroniques 
Lorsque vous nous transmettez vos renseignements personnels afin de recevoir le bulletin électronique de la FRH, vous consentez explicitement à ce que la FRH vous expédie aussi des promotions et des publicités liées à ses événements et à ses expositions par l’entremise de ses courriels promotionnels. Si vous désirez que nous retirions vos coordonnées de notre liste d’envoi, vous devez vous en désinscrire vous-même ou nous expédier une réponse par courriel, en précisant que vous désirez être retiré de la liste. La FRH cessera alors de vous envoyer ses bulletins. Veuillez noter que des renseignements comme votre code postal pourraient être utilisés pour l’extrapolation de rapports géographiques destinés à des campagnes promotionnelles ciblées. Cependant, les renseignements que renfermeront ces rapports ne permettront pas l’identification de qui que ce soit.

Médias sociaux 
Tout renseignement que vous publiez sur des sites Web de médias sociaux (Facebook, Twitter, Flickr, Pinterest, etc.) relève du domaine public. La FRH a en tout temps le droit de supprimer tout contenu qu’elle estime inapproprié ou répréhensible. Veuillez noter qu’en faisant une publication sur l’un de nos sites Web de médias sociaux, vous communiquez volontairement votre opinion personnelle ou vos renseignements personnels. Cependant, la FRH n’utilise actuellement pas ces renseignements.

Enfants 
La FRH ne sollicite pas de renseignements personnels auprès des enfants sur son site Web. Les visiteurs d’âge mineur doivent obtenir la permission d’un parent ou d’un tuteur avant de visiter le site Web ou d’inscrire quelque renseignement personnel que ce soit sur le site Web de la FRH.

Modification du présent énoncé de confidentialité 
Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps le présent énoncé de confidentialité. Veuillez visiter cette page régulièrement pour prendre connaissance de notre politique en vigueur.

Coordonnées 
Vous pouvez transmettre vos commentaires à propos du présent énoncé de confidentialité ou demander de plus amples renseignements à l’adresse suivante :

Rideau Hall Foundation
9 Rideau Gate
Ottawa (Ontario)  K1M 1M6
CANADA
Téléphone: 613-482-2923
Courriel: info@rhf-frh.ca

MT 2021

Accessibilité

Communications

La RHF rendra accessibles, sur demande, les informations écrites et autres formes de communication publique.

Processus de rétroaction

Le but ultime de la RHF est de satisfaire et de dépasser les attentes des client.e.s tout en desservant les client.e.s en situation de handicap. Les commentaires sur la conformité nos services quant à ces attentes sont les bienvenus et appréciés.

Les commentaires concernant la façon dont la RHF fournit des biens et des services aux personnes handicapées peuvent être formulés par écrit (lettre ou courriel) ou verbalement (au téléphone ou en personne). Tous les commentaires seront transmis à la gestionnaire des opérations et les personnes concernées peuvent s’attendre à recevoir une réponse dans les trois jours ouvrables.

Marie-France Belle-Isle
Gestionnaire des opérations
Fondation Rideau Hall
9, Rideau Gate, ON K1M 1M6
marie-france.belle-isle@rhf-frh.ca
613-914-2737

Politique sur la dénonciation

 Objectif 

L’objectif de la présente politique sur la dénonciation est de fournir, à tous les administrateurs, employés, entrepreneurs, sous-traitants, mandataires, bénévoles, fournisseurs, donateurs et partenaires, actuels et anciens, une orientation quant au signalement de préoccupations relatives à l’intégrité et à la conduite éthique de la FRH. 

a. Définitions 

Pour l’application de la présente politique : 

« FRH » désigne la Fondation Rideau Hall. 

« Agent de conformité » désigne la personne nommée à titre d’agent de conformité, responsabilité décrite plus en détail à l’article (d) ci-après. 

« Lanceur d’alerte » désigne tout administrateur, dirigeant, employé, entrepreneur, sous-traitant, mandataire, bénévole, fournisseur, donateur, membre du grand public ou partenaire de la Fondation qui a signalé, de bonne foi, un incident. 

« Incident » s’entend d’une préoccupation, généralement liée aux aspects financiers ou opérationnels de la FRH, au sujet d’un acte contrevenant aux normes raisonnables d’honnêteté ou d’intégrité, à la législation, aux règlements, aux politiques, aux contrôles internes ou à d’autres normes obligatoires, ou encore de leur inobservation, dans un contexte où cet acte ou cette inobservation a des répercussions sur la FRH ou sur les individus ou organisations qu’elle soutient. 

Les incidents comprennent notamment : 

• le transfert d’une tâche d’un projet vers d’autres projets afin de respecter le budget;
• des ententes parallèles ou des transactions clandestines (« sous la table ») avec des entrepreneurs aux fins de profit personnel;
• l’acceptation de ristournes, de pots-de-vin ou de cadeaux personnels offerts par les entrepreneurs ou les fournisseurs et pouvant nuire à un processus d’appel d’offres;
• la comptabilisation ou la déclaration inappropriée de revenus;
• le classement inapproprié des actifs et des passifs;
• le mépris ou le contournement délibéré des politiques de la FRH;
• le détournement des fonds de la FRH par un individu ou un groupe d’individus;
• des représailles à l’endroit d’un lanceur d’alerte.

 b. Énoncé de politique 

La FRH a pour politique que le lanceur d’alerte doit signaler les incidents dès qu’il en prend connaissance. 

c. Déclaration des incidents 

Plusieurs moyens s’offrent au lanceur d’alerte pour exprimer ses préoccupations; il doit utiliser le moyen avec lequel il se sent le plus à l’aise. Dans bien des cas, le lanceur d’alerte peut s’adresser à son superviseur ou à son gestionnaire pour signaler un incident. Les superviseurs et les gestionnaires sont tenus de déclarer tout incident leur ayant été signalé à l’agent de conformité, qui assume l’entière responsabilité d’enquêter sur tous les incidents qui lui sont rapportés. 

Le lanceur d’alerte peut aussi faire directement part de ses préoccupations à l’agent de conformité. Les incidents peuvent être signalés oralement ou par écrit, par la poste ou par courriel, et ce, de manière anonyme. Pour s’adresser directement à l’agent de conformité, l’adresse courriel à utiliser est compliance-conformite@rhf-frh.ca. 

Une fois reçu, le signalement est évalué par l’agent de conformité, qui présente ensuite sa recommandation au sujet d’un protocole d’enquête au comité des finances et de la vérification ou à la présidente-directrice générale. La direction, le comité des finances et de la vérification, le conseil d’administration et, au besoin, les autorités compétentes doivent en arriver à un consensus et amorcer une enquête. 

Les incidents sont documentés et consignés. Si possible, la conclusion de l’enquête au sujet du bien-fondé des préoccupations est transmise au lanceur d’alerte, s’il a été nommé. 

La FRH a comme politique de traiter les incidents de manière confidentielle et délicate. De plus, le lanceur d’alerte doit avoir la possibilité de préserver son anonymat, sauf indication contraire dans la loi. 

d. Agent de conformité 

L’agent de conformité est chargé d’enquêter sur toute plainte ou allégation au sujet d’un incident. Il a le pouvoir de mener une enquête initiale au sujet de l’incident et de prendre une décision initiale concernant le protocole d’enquête approprié, le tout en faisant preuve d’un jugement éclairé. La recommandation de l’agent de conformité est transmise à la présidente-directrice générale ou au comité des finances et de la vérification une fois le consensus établi et l’enquête amorcée. 

Sous réserve de toute disposition contraire, l’agent de conformité fait directement rapport de toute activité de conformité au comité des finances et de la vérification, et ce, au moins une fois par année. 

L’agent de conformité de la FRH est le président du comité de gouvernance et de nomination. 

e. Questions de comptabilité et de vérification 

Le comité des finances et de la vérification se charge de régler toutes les préoccupations ou les plaintes relatives aux pratiques comptables, aux contrôles internes ou à la vérification de la Fondation. L’agent de conformité avise sans attendre le comité des finances et de la vérification de ces plaintes et travaille en collaboration avec le comité jusqu’à ce que la question soit réglée. 

f. Représailles 

La FRH a pour politique que le lanceur d’alerte ne peut être licencié, rétrogradé, suspendu, menacé ou harcelé. Il ne subit pas de discrimination ou de représailles à la suite d’une dénonciation faite de bonne foi. Tout employé contrevenant à la présente politique fera l’objet de mesures disciplinaires. 

Toute personne déposant une plainte doit le faire de bonne foi. La FRH ne protégera pas un lanceur d’alerte qui signale un incident en formulant délibérément de fausses accusations.